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Classer efficacement et rapidement - papier et électronique
( Techniques de secrétariat )
Objectif Pédagogique
| Mettre en place un classement clair, efficace et accessible à tous - Améliorer ou refondre un système existant - Savoir archiver utilement et selon les règles |
Description / Contenu
| 1. Choisir une méthode de classement adaptée
connaître les différentes méthodes de classement
comprendre la logique et l'intérêt de chacune
analyser les besoins de son service
refondre ou améliorer rapidement le système existant
assurer une transition efficace entre deux classements
mettre en place le système de classement le plus pertinent
2. Garantir un système clair et accessible à tous
établir un plan de classement
définir des entrées et des mots-clés 'parlants' pour tout le monde !
mettre en place des chemins d'accès pratiques
coordonner classement papier et classement électronique
Atelier : étude de cas sur la mise en place d'un système de classement efficace
3. Faire vivre son système de classement
savoir constituer un dossier structuré et complet
titrer, sous-titrer, indexer efficacement l'information pour la retrouver
repérer l'information essentielle pour classer vite et bien
définir des plans de mise à jour… et s'y tenir
Atelier : étude de cas de constitution et de mise à jour de dossiers
4. Archiver selon les règles et avec méthode
ce qu'il faut garder
ce qu'on peut jeter
établir une procédure d'archivage
5. Classer les données électroniques
se retrouver dans les différents lieux de stockage
bien nommer ses fichiers et bâtir une arborescence claire
coordonner efficacement classements papier et électronique
optimiser le rangement de sa messagerie
découvrir la GED (Gestion électronique des documents)
Atelier : étude de cas sur l'optimisation d'un classement constitué d'informations sur supports variés (papier, électronique, etc.)
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Public concerné
| Toute personne souhaitant disposer d'un système de classement fiable, clair, simple et accessible |
Méthodes
| Exercices et apports réalisés sur la base des documents des stagiaires (plan de classement existant, dossiers, etc.) - Chaque stagiaire construit son plan d'action personnalisé pour faciliter la mise en oeuvre des acquis dès son retour - Pédagogie active et progressive axée sur un bilan des pratiques et des études de cas pour s'approprier de nouvelles méthodes |
Coût de la Formation
Type de Formation
- Formation continue en présentiel
- Formation salarié en DIF
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| Lieu
de la formation |
France Entière |
| Dates et durée |
2 jours - 21-22 mars // 17-18 oct. |
| Niveau en fin de
formation |
Autre |
| Formation rémunérée |
Non |
| Période
en entreprise |
NCNon |
| Référence |
B12161009 |
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